Gérer sa boîte email est un vrai challenge lorsque l’on commence à travailler. La boîte perso, la boîte pro, les notifications des services sociaux… Ce sont des dizaines d’emails qui nous arrivent chaque heure et que l’on a pas toujours le temps de traiter.

Il y a quelques années, j’avais l’habitude de lire mes mails, et de remettre en « non lu » les mails que je n’avais pas eu le temps de traiter. Des règles de filtrage me permettaient de déplacer automatiquement certains mails vers des dossiers en particuliers, si bien que je pouvais avoir des mails non lu dans 5 dossiers différents.

Ce process semble simple, mais au final fait perdre du temps (les nouveaux mails arrivent dans plusieurs répertoires, qu’il faut donc vérifier tour à tour) et augmente un peu le stress. A chaque fois que vous ouvrez votre boite mail, vous vous rendez compte que des mails sont non lu dans plusieurs répertoires distincts, sans compter les mails fraîchement arrivés.

L’un des thèmes récurrents sur les sites de productivité (Zen Habits, …) est la gestion des emails; et après avoir parcouru plusieurs sites j’ai trouvé il y a deux ans la bonne solution à une gestion saine et productive de ma boîte email.

La technique

La voici:

Aussi simple que çà.

Plus de stress en voyant « 23 messages non-lus »… Une fois tous les mails traités, ma boîte de réception est vide. Quelle sensation agréable …

Plus de perte de temps à relire un message déjà lu que vous aviez remis à non-lu, et « Ah oui c’est vrai celui-ci je peux y répondre que lorsque chose sera terminé, donc je vais le remettre en non-lu »

Tous les mails à traiter ultérieurement sont dans un et un seul répertoire. Une fois traités, vous pouvez les enlever du répertoire.

Concrètement, je ne viens que de vous parler de la gestion des emails proprement dit, mais quid de la fréquence d’ouverture de la boîte mail et des notifications? J’avais l’habitude d’utiliser GMail Notifier pour Mac et les notifications d’Outlook, puis me suis rendu compte que çà tuait ma productivité. Je pouvais être en train d’écrire un bout de code super compliqué, avoir une idée de génie, et soudain, une petite boîte s’affiche et me dit que j’ai un nouvel email. Evidemment, j’y vais, je regarde, peut-être je commence à le traiter, ce qui m’amène à naviguer sur Internet, et ainsi de suite… et bien sûr j’ai oublié mon idée de génie…

J’ai donc désactivé toutes les notifications. Et ma boîte mail est toujours fermée. Une fois toutes les demi heures ou heure, je vais l’ouvrir, je traite les nouveaux mails, ou je les mets dans TODO, et je sors. Je ne suis pas interrompu, ni stressé.

Pour résumer, donc:

GMail

Je ne saurais que trop vous conseiller l’utilisation de GMail, c’est ergonomique, user-friendly, la gestion des labels est très puissante et il s’intègre maintenant avec beaucoup de petits gadgets bien utiles (Google Calendar, Google Maps, Youtube, Google Talk, Google Docs, …). La Priority Inbox permet d’afficher plusieurs répertoires à la fois, pour ma part j’affiche la boîte de réception principale et le répertoire TODO. Je sais que les webmails se sont considérablement améliorés récemment (j’ai découvert il y a quelques jours que Hotmail a un chat integré à son webmail) mais pourtant je reste convaincu que GMail s’en sort très bien et son intégration avec d’autres services est tout bonnement imbattable.

Voilà, j’espère que ces conseils pourront vous être utiles. N’hésitez pas à me demander plus d’infos ou à partager votre propre expérience à ce sujet, çà m’intéresse : comment faites-VOUS pour gérer et trier vos emails?

Nicolas.

Comments

  1. Will on 26.10.2010

    Hey Nico,

    Pas mal, ta technique, L’inconvénient que j’y vois est : à quel moment décider te traiter tes mails dans « TODO » ?

    On a eu une petite formation intéressante sur le time management, et notamment sur la gestion des emails. L’idée est simplissime: le DO IT NOW :)

    Voilà comment je l’applique de mon côté:
    1. Comme tu le dis très bien: se prévoir des plages pour traiter tes mails pour les traiter en batch et gagner du temps

    2. Traitement rapide : réponse immédiate, puis ranger ou supprimer le mail

    3. Traitement long:
    - si délégation possible : prendre l’action et se faire un rappel pour suivre l’action
    - si travail perso : se prévoir une plage horaire dans le calendrier pour traiter le mail
    Ranger et supprimer le mail

    4. Information, mails perso… : ranger ou supprimer, et se prévoir un créneau récurrent pour les dépiler

    Tu remarqueras que l’action de rangement / suppression est toujours présente -> objectif : mailbox vide à la fin de la période de traitement !

    Contrairement à ce qu’on pourrait penser au départ, le DO IT NOW n’est pas le fait de traiter le mail dans l’instant, mais de prendre l’action adéquate le concernant:
    - traiter immédiatement
    - déléguer
    - planifier son traitement

  2. Nicolas on 27.10.2010

    Merci pour le commentaire, je me disais justement ce matin que personne n’avait réagi!!
    J’avoue que ma technique ne prévoit pas de plage horaire pour le traitement des mails en TODO, et c’est parfois un de mes problèmes. Certains de mes mails restent en TODO très longtemps. L’avantage quand même, c’est qu’au moins je n’ai pas une montée de stress de voir cet email en non lu depuis 4 semaines ;-)

    Ta technique au final est assez similaire à la mienne : quoiqu’il arrive, le mail est traité et rangé quelquepart. Ma boite mail est également vide après chaque ouverture.

    La où ta technique m’inspire, c’est que tu proposes d’avoir une vraie plage horaire de traitement des emails plus long. C’est une bonne idée et je vais y penser voire l’appliquer! Ca m’evitera d’avoir un répertoire TODO avec 15 mails dedans :-)

    Encore merci Will!!!

  3. Joel on 31.10.2010

    Merci beaucoup mon ami pour ton article sur ce sujet qui m’interesse beaucoup. Je suis moi même à la recherche d’une technique pour traiter correctement mes mails et j’aime beaucoup lire des retours d’expérience sur le sujet.
    Je pense en compte la remarque de Will. J’aime bien ce coté « DO IT NOW » pour prendre action maintenant…
    Si tu as d’autres pistes, d’autres liens sur le sujet… JE SUIS PRENEUR !
    Et merci beaucoup pour ton article !

  4. La gestion de mes mails professionnels sous Outlook 2007 | e-Real.fr on 26.02.2011

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