Gérer sa boîte email est un vrai challenge lorsque l’on commence à travailler. La boîte perso, la boîte pro, les notifications des services sociaux… Ce sont des dizaines d’emails qui nous arrivent chaque heure et que l’on a pas toujours le temps de traiter.
Il y a quelques années, j’avais l’habitude de lire mes mails, et de remettre en « non lu » les mails que je n’avais pas eu le temps de traiter. Des règles de filtrage me permettaient de déplacer automatiquement certains mails vers des dossiers en particuliers, si bien que je pouvais avoir des mails non lu dans 5 dossiers différents.
Ce process semble simple, mais au final fait perdre du temps (les nouveaux mails arrivent dans plusieurs répertoires, qu’il faut donc vérifier tour à tour) et augmente un peu le stress. A chaque fois que vous ouvrez votre boite mail, vous vous rendez compte que des mails sont non lu dans plusieurs répertoires distincts, sans compter les mails fraîchement arrivés.
L’un des thèmes récurrents sur les sites de productivité (Zen Habits, …) est la gestion des emails; et après avoir parcouru plusieurs sites j’ai trouvé il y a deux ans la bonne solution à une gestion saine et productive de ma boîte email.
La technique
La voici:
- tous mes mails doivent au moins passer par la boîte de réception ( = la boîte principale), mais çà ne m’empêche pas d’avoir également des répertoires. C’est une manière de centraliser et de n’avoir qu’un seul point d’entrée.
- j’ai un dossier « TODO ».
- lorsqu’un nouveau mail arrive, soit je le traite immédiatement et je l’archive, soit je le traite plus tard. Par « traiter », j’entends transmettre, répondre, faire une recherche associée sur Internet, … Si je décide de traiter plus tard, le mail va dans « TODO ».
Aussi simple que çà.
Plus de stress en voyant « 23 messages non-lus »… Une fois tous les mails traités, ma boîte de réception est vide. Quelle sensation agréable …
Plus de perte de temps à relire un message déjà lu que vous aviez remis à non-lu, et « Ah oui c’est vrai celui-ci je peux y répondre que lorsque chose sera terminé, donc je vais le remettre en non-lu »
Tous les mails à traiter ultérieurement sont dans un et un seul répertoire. Une fois traités, vous pouvez les enlever du répertoire.
Concrètement, je ne viens que de vous parler de la gestion des emails proprement dit, mais quid de la fréquence d’ouverture de la boîte mail et des notifications? J’avais l’habitude d’utiliser GMail Notifier pour Mac et les notifications d’Outlook, puis me suis rendu compte que çà tuait ma productivité. Je pouvais être en train d’écrire un bout de code super compliqué, avoir une idée de génie, et soudain, une petite boîte s’affiche et me dit que j’ai un nouvel email. Evidemment, j’y vais, je regarde, peut-être je commence à le traiter, ce qui m’amène à naviguer sur Internet, et ainsi de suite… et bien sûr j’ai oublié mon idée de génie…
J’ai donc désactivé toutes les notifications. Et ma boîte mail est toujours fermée. Une fois toutes les demi heures ou heure, je vais l’ouvrir, je traite les nouveaux mails, ou je les mets dans TODO, et je sors. Je ne suis pas interrompu, ni stressé.
Pour résumer, donc:
- regarder ces mails à fréquence régulière, mais avoir la boîte fermée le reste du temps
- désactiver les notifications
- faire passer tous les mails par la boîte principale
- avoir un répertoire TODO.
GMail
Je ne saurais que trop vous conseiller l’utilisation de GMail, c’est ergonomique, user-friendly, la gestion des labels est très puissante et il s’intègre maintenant avec beaucoup de petits gadgets bien utiles (Google Calendar, Google Maps, Youtube, Google Talk, Google Docs, …). La Priority Inbox permet d’afficher plusieurs répertoires à la fois, pour ma part j’affiche la boîte de réception principale et le répertoire TODO. Je sais que les webmails se sont considérablement améliorés récemment (j’ai découvert il y a quelques jours que Hotmail a un chat integré à son webmail) mais pourtant je reste convaincu que GMail s’en sort très bien et son intégration avec d’autres services est tout bonnement imbattable.
Voilà, j’espère que ces conseils pourront vous être utiles. N’hésitez pas à me demander plus d’infos ou à partager votre propre expérience à ce sujet, çà m’intéresse : comment faites-VOUS pour gérer et trier vos emails?
Nicolas.
